Zapytanie ofertowe to sposób, w jaki firmy i instytucje wybierają wykonawcę, gdy nie muszą stosować ustawy Prawo zamówień publicznych. Nie ma jednej bazy, w której wszystkie się pojawiają. To dobra wiadomość dla tych, którzy wiedzą, gdzie patrzeć, bo konkurencja bywa mniejsza niż w klasycznych przetargach.
Kto ogłasza zapytania ofertowe
Zapytania ofertowe publikują trzy główne grupy zamawiających.
- Instytucje publiczne przy zamówieniach poniżej progu, od którego ustawa Pzp w ogóle ma zastosowanie.
- Beneficjenci projektów współfinansowanych ze środków unijnych, którzy mają obowiązek zachować konkurencyjność wyboru wykonawcy.
- Firmy prywatne, które szukają dostawcy w uporządkowany sposób, na przykład duże spółki albo sieci handlowe.
Gdzie ich szukać
Najważniejsze miejsca to:
- Baza Konkurencyjności, w której beneficjenci funduszy unijnych publikują zapytania. Szerzej opisujemy ją w osobnym wpisie.
- Strony internetowe i Biuletyny Informacji Publicznej gmin, powiatów, szkół i szpitali, zwykle w zakładce zamówienia lub przetargi.
- Platformy zakupowe dużych firm, na które dostawca musi się zarejestrować.
- Portale ogłoszeniowe i agregatory przetargów.
Każde z tych miejsc ma własny format i własny sposób powiadamiania, a przeglądanie wszystkich codziennie zajmuje godziny. Dlatego firmy zwykle trzymają się dwóch lub trzech źródeł i przegapiają resztę.
Jak nie przegapić terminu
Terminy w zapytaniach ofertowych bywają krótsze niż w przetargach, czasem to kilka dni. Dobrze działa prosta rutyna.
- Raz ustaw słowa kluczowe i kody CPV opisujące to, co sprzedajesz.
- Wybierz stałą porę przeglądania nowych ogłoszeń, na przykład na początku dnia.
- Od razu oceniaj, czy zapytanie ma sens: termin, zakres, kryteria, wymagane dokumenty.
- Terminy wpisuj do wspólnego kalendarza.
Monitoring przetargów automatyzuje pierwsze dwa kroki dla ogłoszeń z BZP i TED, a kalendarz terminów pokazuje, co zamyka się w tym tygodniu.
Jak ocenić zapytanie ofertowe
Zwróć uwagę na cztery rzeczy. Po pierwsze, czy kryterium wyboru to sama cena, czy także jakość i termin. Po drugie, czy zamawiający wymaga referencji i jakich. Po trzecie, na kiedy ma być wykonane zamówienie. Po czwarte, czy zapytanie nie zostało ogłoszone dla formalności, bo wykonawca jest już wybrany. Ostatnie bywa trudne do rozpoznania, ale zbyt wąski opis przedmiotu i bardzo krótki termin to sygnały ostrzegawcze.
Zapytania ofertowe a przetargi
Przetargi publiczne regulowane ustawą mają ścisłe procedury, jawne wyniki i możliwość odwołania. Zapytania ofertowe są mniej sformalizowane. Zamawiający ma większą swobodę, ale wykonawca ma mniej narzędzi ochrony. Warto czytać warunki uważnie i pytać zamawiającego o wszystko, co niejasne. Jeśli chcesz zacząć od ogłoszeń o jasnych zasadach, zajrzyj do listy bieżących przetargów.
Dobre praktyki w ofercie
Odpowiedz dokładnie na to, o co pyta zamawiający, w formie, której oczekuje. Dołącz komplet wymaganych dokumentów. Podaj cenę netto i brutto, jeśli o to proszą. Zachowaj kopię wysłanej wiadomości i potwierdzenie doręczenia. Po terminie zapytaj o wynik, nawet gdy go nie wygrałeś, bo informacja o cenie zwycięzcy ułatwi kalkulację następnych ofert.