Monitoring przetargów w abonamencie kosztuje w Obserwuje od 249 PLN netto miesięcznie (plan Start) do 1290 PLN netto (plan Firma). Ręczne przeglądanie BZP, TED i platform zakupowych nie ma faktury, ale kosztuje czas osoby, która to robi. Poniżej policzysz, ile naprawdę, i kiedy abonament przestaje być kosztem, a zaczyna się zwracać.
Z czego składa się koszt szukania przetargów
Samo ogłoszenie jest publiczne. Płacisz za to, co dzieje się wokół niego: znalezienie ogłoszenia w dniu publikacji, ocenę, czy w ogóle warto je czytać, i wyłapanie warunków, które wykluczają firmę z udziału. Każdy z tych etapów ma koszt, nawet jeśli nikt go nie wpisuje do budżetu.
Najczęściej firmy płacą w trzech walutach naraz:
- Czas osoby szukającej. Sprawdzenie Biuletynu Zamówień Publicznych, TED i kilku platform zakupowych zajmuje rano od kilkunastu minut do godziny, zależnie od liczby branż i regionów.
- Czas na czytanie dokumentacji. Przeczytanie ogłoszenia i SWZ, żeby ustalić termin, wadium, warunki udziału i kryteria oceny, to zwykle od godziny do kilku godzin na postępowanie. Większość z nich odpada po pierwszej stronie.
- Przegapione zamówienia. Najdroższy element, bo nie widać go w żadnym zestawieniu. Termin składania ofert w trybie podstawowym bywa krótki, a ogłoszenie, które zauważysz drugiego dnia, to często ogłoszenie, na które nie zdążysz przygotować oferty.
Trzy sposoby i ich realny koszt
Ręczne przeglądanie portali
Zero złotych za narzędzie, ale koszt pracownika. Weźmy przykład: osoba ofertowania, której godzina kosztuje firmę 80 PLN brutto z narzutami, i 30 minut codziennego przeglądania ogłoszeń. To około 21 dni roboczych w miesiącu razy pół godziny, czyli ponad 10 godzin miesięcznie, w przeliczeniu około 840 PLN. Liczby są ilustracją, podstaw własne stawki. Przy kilku branżach i województwach czas rośnie, a jakość spada, bo trzeciego dnia z rzędu nikt nie ma ochoty czytać setki tytułów.
Dedykowany pracownik albo zlecenie na zewnątrz
Pracownik ofertowania to znacznie więcej niż monitoring, bo przygotowuje też oferty. Ale jeśli jego pierwsze godziny dnia idą na przeglądanie list, płacisz wysoką stawkę za pracę, którą da się zautomatyzować. Zlecenie na zewnątrz (wyszukiwanie przetargów przez agencję) zwykle wymaga stałej opłaty i przesyła listę linków, bez oceny warunków udziału.
Abonament z alertem i kartą analizy
Abonament zastępuje poranne przeglądanie. Ustawiasz profil: kody CPV, województwa, słowa do wykluczenia, a ogłoszenia przychodzą na e-mail razem z terminem, wadium i warunkami wyciągniętymi z treści. Na liście zostaje to, co ma sens czytać.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Dla kogo | Najważniejsze |
|---|---|---|---|
| Start | 249 PLN | jedna osoba, jedna branża | 3 profile alertów, alert codzienny o 7:00, 30 analiz ogłoszeń w miesiącu |
| Zespół | 590 PLN | dział ofertowania | 5 użytkowników, alerty 3 razy dziennie, 150 analiz ogłoszeń i 20 analiz SWZ, eksport CSV i XLSX |
| Firma | 1290 PLN | firma z kilkoma oddziałami | 25 użytkowników, 600 analiz ogłoszeń i 100 analiz SWZ, API i webhook, archiwum wyników |
Przy płatności rocznej ceny są niższe, aktualny cennik znajdziesz na stronie cennik.
Kiedy abonament się zwraca
Prosty rachunek: plan Start kosztuje 249 PLN netto miesięcznie, czyli około 3000 PLN netto rocznie. Jeśli średnia marża z jednej umowy w Twojej branży wynosi kilkanaście tysięcy złotych, wystarczy jedno dodatkowe zamówienie w roku, które bez alertu byś przegapił, żeby abonament się zwrócił wielokrotnie. Jeśli marża jest mniejsza, liczy się oszczędność czasu: ponad 10 godzin miesięcznie ofertowania kosztuje więcej niż cały plan Start.
Nikt nie obiecuje, że alert wygra przetarg za Ciebie. Wygrywa oferta, a alert daje Ci na nią czas i wiedzę, czy w ogóle warto jej szukać. To jest wartość, którą możesz sprawdzić na własnych liczbach.
Na co zwrócić uwagę, wybierając narzędzie
- Źródła. Pełny monitoring wymaga BZP i TED. Samo TED pomija większość zamówień poniżej progów unijnych, a to właśnie one stanowią gros ogłoszeń dla małych i średnich firm.
- Dopasowanie. Alert po kodzie CPV bez słów wykluczających zasypie Cię nietrafionymi ogłoszeniami. Dobry profil łączy CPV, region i słowa kluczowe.
- Analiza ogłoszenia. Termin, wadium, kryteria i warunki udziału w jednym miejscu skracają decyzję z godziny do kilku minut. Dla większych postępowań liczy się także analiza SWZ.
- Liczba użytkowników. Jeśli ofertuje kilka osób, potrzebujesz przypisywania przetargów i wspólnych notatek, żeby nie pracować podwójnie.
- Okres rozliczenia. Miesięczny abonament pozwala sprawdzić narzędzie na realnych ogłoszeniach z Twojej branży, zanim zdecydujesz się na rok.
Jak to wygląda w praktyce
Firma remontowa z Małopolski ustawia profil: roboty budowlane (CPV 45), województwo małopolskie, wykluczenia typu „licytacja” i „nieruchomość”. Rano dostaje kilka ogłoszeń zamiast kilkuset tytułów. Przy każdym widzi termin składania ofert, wymagane wadium i to, czy zamawiający oczekuje referencji z podobnych robót. Decyzja, czy przygotowywać ofertę, zapada przy kawie. Takie samo podejście sprawdza się w innych branżach, na przykład w przetargach drogowych, przy sprzątaniu czy w IT.
Gdy oferta jest gotowa, wewnętrzna akceptacja kosztorysu i dokumentów też bywa wąskim gardłem, a na ten etap pomaga obieg akceptacji dokumentów online z podpisem elektronicznym.
Najczęstsze pytania
Czy da się monitorować przetargi bez abonamentu?
Da się, ręcznie, przeglądając BZP, TED i platformy zakupowe. Płacisz wtedy czasem pracownika i ryzykiem przegapienia ogłoszenia. Abonament ma sens, gdy liczysz godziny i zamówienia, które uciekły.
Ile profili alertów potrzebuje firma?
Zwykle jeden na branżę i grupę województw. Firma budowlana z dwiema specjalizacjami (drogi i obiekty kubaturowe) potrzebuje dwóch profili, a plan Start obejmuje trzy.
Czy cena jest netto czy brutto?
Ceny w cenniku są podane netto, do kwoty doliczany jest VAT. Fakturę dostajesz na dane firmy.
Czy po założeniu konta widzę realne ogłoszenia?
Tak. Już na stronie głównej i na stronie wyszukiwarki przetargów widzisz bieżące ogłoszenia z BZP, a po założeniu konta ustawiasz własny profil alertu.