Wadium to kwota, którą wykonawca wpłaca zamawiającemu, zanim złoży ofertę. Ma zabezpieczyć zamawiającego na wypadek, gdyby wykonawca wycofał ofertę albo nie podpisał umowy po wygraniu postępowania. Dla firmy oznacza to zamrożenie gotówki na kilka tygodni, dlatego warto wiedzieć, jak działa.
Kiedy wadium jest wymagane
Zamawiający nie musi żądać wadium. Decyzję podejmuje sam i opisuje ją w ogłoszeniu oraz w specyfikacji warunków zamówienia. W praktyce wadium pojawia się najczęściej w większych robotach budowlanych i w dostawach o dużej wartości. W zamówieniach o niższej wartości zdarza się rzadko.
Informację o wadium znajdziesz w trzech miejscach: w ogłoszeniu o zamówieniu, w SWZ i we wzorze oferty. Jeśli którekolwiek z nich wskazuje coś innego, trzeba zadać pytanie zamawiającemu, zanim minie termin na pytania. Karta analizy ogłoszenia wskazuje wadium już na pierwszym ekranie, więc nie musisz szukać go w dokumentacji.
Ile wynosi wadium
Wysokość wadium jest ograniczona przepisami do określonego odsetka wartości zamówienia. Zamawiający wpisuje konkretną kwotę w złotych, a nie procent. Zwróć uwagę, czy kwota dotyczy całego postępowania, czy poszczególnych części, jeśli zamówienie jest podzielone. Przy zamówieniach z częściami wadium często wnosi się osobno na każdą część, o którą się ubiegasz.
W jakiej formie wnieść wadium
Najczęściej dopuszczalne formy to:
- pieniądz, czyli przelew na rachunek wskazany w SWZ,
- gwarancja bankowa albo ubezpieczeniowa,
- poręczenie udzielane przez wskazane w przepisach podmioty.
Przelew jest najprostszy, ale pamiętaj, że liczy się moment uznania rachunku zamawiającego, a nie dzień wysłania polecenia przelewu. Wpłać wadium z zapasem, najlepiej na dzień przed końcem terminu. Gwarancja wymaga czasu na jej wystawienie, więc wniosek do banku lub ubezpieczyciela złóż odpowiednio wcześnie.
Termin wniesienia
Wadium trzeba wnieść przed upływem terminu składania ofert. Brak wadium w terminie skutkuje odrzuceniem oferty, a tego błędu nie da się naprawić po fakcie. Zdarza się, że firmy dopracowują ofertę do ostatnich minut i zapominają o przelewie. Dobrym nawykiem jest wpisanie terminu wadium do kalendarza jako osobnego zadania, wcześniejszego niż termin ofert. W monitoringu przetargów każdy przetarg trafia do kalendarza terminów, więc łatwo ustawić takie przypomnienie.
Kiedy wadium wraca
Zamawiający zwraca wadium w kilku sytuacjach. Najważniejsze z nich to:
- wybór oferty innego wykonawcy albo unieważnienie postępowania,
- zawarcie umowy w sprawie zamówienia,
- wycofanie oferty przed upływem terminu jej składania,
- odrzucenie oferty.
Przepisy wskazują terminy, w których zamawiający ma obowiązek zwrotu, zwykle liczone od dnia zaistnienia danej sytuacji. Jeśli pieniądze nie wracają na czas, warto przypomnieć o zwrocie pisemnie, powołując się na numer postępowania.
Kiedy zamawiający zatrzymuje wadium
Zamawiający może zatrzymać wadium, gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówi podpisania umowy albo nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a także w kilku innych sytuacjach opisanych w ustawie, na przykład gdy nie złoży wymaganych dokumentów z przyczyn leżących po jego stronie. Dlatego wadium nie wpłaca się na próbę. Oferta składana bez zamiaru podpisania umowy może kosztować realne pieniądze.
Jak zarządzać wadium w firmie
Jeśli startujesz w kilku przetargach naraz, wadium potrafi zamrozić znaczną część kapitału obrotowego. Prosta tabela z kolumnami numer postępowania, kwota, forma, termin wpłaty i przewidywany zwrot pozwala panować nad płynnością. Przed złożeniem oferty zadaj sobie pytanie, czy szansa na wygraną uzasadnia zamrożenie środków, a przy gwarancjach także koszt jej wystawienia.
Szukasz przetargów z niewielkim lub zerowym wadium w swojej branży? W wyszukiwarce przetargów zobaczysz bieżące ogłoszenia z terminami, a po założeniu konta ustawisz alert, który co rano wskaże nowe postępowania pasujące do Twojego profilu.